Undersøgelse, efter undersøgelse, efter undersøgelse er enig - møder er et frygteligt spild af tid, og alle hader dem.
Men hvis hver levende sjæl på dit kontor stønner, når en ny mødeinvitation kommer ind, hvorfor bruger du stadig en betydelig del af din uge på at sidde i konferencelokaler?
En del af svaret er sandsynligvis ineffektiv mødepraksis. Noget af problemet kunne afhjælpes ved at lære at køre et hurtigt og produktivt møde. Men nogle af disse sammenkomster er uden for reparation og burde simpelthen ikke ske - i det mindste for dig.
Denne sidste type møde kan ikke løses med bedre logistik. De skal simpelthen fjernes fra din tidsplan. Det er her, du løber ind i en anden stor grund til vedholdenheden af at møde oppustethed - det er svært at sige nej til dem. Hvis invitationen er fra din chef, vil du ikke fornærme indsamlingens nytte. Det samme gælder for en kollega, og klienter kan være sværest at afvise af alle.
hvilket tegn er 11. sept
Men fortvivl ikke, det er muligt at komme høfligt ud af møderne uden at fornærme nogen eller se doven ud. På HBR for nylig tilbød Liane Davey, medstifter af 3COze specifikke forslag baseret på fælles mødespørgsmål .
steve harvey og marjorie bridges
1. Når du ikke er klar til mødet
Ikke fordi du selvfølgelig er slap, men fordi holdet ikke har haft tid nok til at undersøge, tænke, forberede osv. Om de emner, der skal diskuteres. I dette tilfælde foreslår Davey at forsøge at udskyde samlingen ved hjælp af sprog som: 'Dette er et interessant emne. Baseret på vores nuværende årsprioriteter er jeg ikke sikker på, at vi er klar til en produktiv samtale endnu. Ville det være muligt at skubbe dette møde tilbage og lade arbejdsgruppen gøre lidt mere fremskridt inden vi mødes? '
2. Når det er nødvendigt, mangler der mennesker
Nogle gange kan du få øje på et tidsspildende møde en kilometer væk. For eksempel, når alle relevante parter, der er nødvendige for at træffe en beslutning, ikke vil være til stede, ved du, at du bestemt ikke vil rejse med handlingsgenstande i hånden.
Fremhæv spørgsmålet til invitereren ved at sige noget som dette: 'Jeg ser frem til at tage nogle beslutninger om dette spørgsmål. Fra mødeinvitationen ser det ikke ud til, at produktion [eller hvem der er] involveret. Jeg vil gerne vente, indtil nogen fra Produktion er villige til at deltage. Ellers vil vi ikke være i stand til at træffe nogen beslutninger. '
3. Når du er den forkerte person til at bidrage
Nogle gange er problemet ikke noget, der ligger i det planlagte møde - det er dig. Du ved simpelthen ikke nok eller er ikke involveret i problemet på den rigtige måde til nyttigt at bidrage. Davey tilbyder dette eksempelscript til disse situationer: 'Jeg er smigret over, at du er interesseret i mit input. Jeg tror ikke, jeg er den bedst kvalificerede til dette emne. Jeg gravede lidt, og det ser ud til, at Pat ville have den nødvendige kontekst. Ville du være fortrolig med at invitere Pat snarere end mig? ' (Undskyld, Pat.)
Alternativt kan du sparke ansvaret for at overvære en underordnet eller op til din chef. I det komplette indlæg , Davey tilbyder også forslag til sprog for disse sager.
stjernetegn den 3. april
4. Når timingen er enormt ubelejlig
I endnu andre tilfælde er mødet godt organiseret, og du kan bidrage, men timingen af mødet er bare forfærdeligt for din produktivitet. Sidder du fast? Nej, siger Davey, som foreslår, at du fravælger, men 'tag et par minutter på at trække nogle noter sammen og at orientere stolen eller en passende deltager.'
Som svar på invitationen tilbyder hun dette foreslåede sprog: 'Dette bliver en vigtig diskussion. Jeg er ikke i stand til at deltage, men jeg vil finde lidt tid til at dele mine tanker, så du kan medtage dem i diskussionen. '
5. Når det meste af mødet ikke er relevant for dig
Hvad med når kun en af fem eller ti dagsordenspunkter på et kommende møde er relevant for dig? Sæt dig ikke bare og vrid tommelfingrene igennem 80 procent af diskussionen, rådgiver Davey. I stedet skal du gøre det klart, at du vil dykke ud tidligt ved at svare på invitationen sådan noget: 'Ville det være muligt at dække den omdøbte diskussion som det første dagsordenspunkt? Jeg kan ikke blive i hele mødet, men jeg vil meget gerne bidrage til det. '
Det er naturligvis ikke kun svært at sige nej, når det kommer til møder. Du vil sandsynligvis også løbe ind i det samme problem med dårligt udtænkte eller fejlagtige anmodninger i andre områder af dit arbejdsliv. Heldigvis er der lige så gode råd derude om den nøjagtige måde at pænt sige nej til andre almindelige kontorer spørger også.
