Der er dage, hvor jeg føler, at jeg drukner i e-mail. Jeg kan bare ikke svare på hver enkelt rettidigt. Så når jeg endelig kan skaffe tid til at svare på disse e-mails, begynder mine fingre automatisk at skrive denne sætning: 'Undskyld for det forsinkede svar ...'
Jeg ved, at jeg ikke er alene.
Disse fem ord er blevet så almindelige i e-mail-kultur, de var endda emnet for en nylig satirisk råb & murmurs kolonne i New Yorker af Susanna Wolff.
Undskyld for det forsinkede svar. Jeg åbnede din e-mail på min telefon, mens min date var på badeværelset, men så så, at det krævede mere end et 'ja' eller 'nej' svar, besluttede at det var for meget arbejde, markerede det som ulæst og derefter glemte det helt indtil lige nu!
Trangen til at folde undskyld-for-forsinket-svar-sproget ind i hver eneste e-mail, jeg svarer på, er stærk. Selvom jeg svarer så hurtigt som den næste dag, føler jeg mig kløende at undskylde mit forsinkede svar.
Vi er nødt til at stoppe med at sige det, som Melissa Dahl påpeger Videnskab om os . Fordi e-mails sjældent er presserende nok til at kræve, at vi undskylder for at have svaret dem forsinket. Det virkelige problem med at undskylde for ikke med det samme at svare på hver e-mail? Det sætter præcedens for, at vi straks skal svare på hver e-mail. Hvis du svarer inden for en rimelig tidsramme, hvad er der der for at undskylde?
Men da undskyld-for-det-forsinkede svar er så almindeligt, hvordan bryder vi vanen? Her er få ideer.
Tidsbloker din e-mail
Vi kan ikke straks svare på alle e-mails, når de kommer ind. Dette fører os til at presse disse svar ind, når vi har tid, hvilket kan være et stykke tid, hvilket kan føre os ned ad den farlige undskyld-for-forsinket-svar-fælde.
Prøv i stedet at blokere et bestemt tidspunkt hver dag, hvor du svarer på e-mails. Ved at følge et tidsblokerende opgaveliste-system spærrer du bestemte perioder på din dag til bestemte opgaver. Ingen grund til at svare øjeblikkeligt på den e-mail eller prøve at huske at svare senere. Svar i stedet i løbet af den tidsperiode på din dag, du har angivet til e-mail. 'Når vi har alle vores opgaver placeret i en bestemt dato, et klokkeslæt og en varighed, sover vi mere forsvarligt, idet vi ved, at alt, hvad der skal gøres, er på sin plads,' sagde tidsstyringsekspert Kevin Kruse Hurtigt selskab .
Bare stop med at sige undskyld
Hvis du vil gå koldt kalkun og stoppe med at undskylde en gang for alle, er der et Chrome-plugin til Gmail, der kan hjælpe. Det er ligesom stavekontrol, men i stedet for at fange stavefejl, fanger det nøjagtige ord som 'undskyld' og 'bare'. Hedder Bare ikke ked af det , plug-in'en advarer dig, hvis du skriver en e-mail og skriver 'undskyld' uden at tænke meget over, hvorfor du undskylder.
Sæt byrden på afsenderen
Nogle e-mails kræver muligvis et hurtigt svar. Men det er svært at vade gennem havet, der er din indbakke, og vide præcis, hvilke der er.
Så adfærdsøkonom Dan Ariely kom med en løsning. For at hjælpe med at prioritere haster med de 300 e-mails, han modtager om dagen, beder hans autosvar afsenderen om at udfylde en formular. I formularen skal afsenderen give flere detaljer om deres anmodning, herunder når de forventer et svar. Antallet af mennesker, der har brug for et svar med det samme? Bare to procent.
'Med e-mail behandler vi alt, som om vi har travlt,' sagde Ariely, da han var gæst på Bloombergs Spilplan podcast. 'Der er en enorm forskel mellem vigtig og presserende.'
