Merlin Mann's e-mail-indbakke er fuld af rod. Det er pinligt for ham at indrømme. Han er den fyr, der opfandt begrebet indbakke nul.
Mann er en produktivitetsguru, der lancerede webstedet 43folders.com i 2004. Han begyndte snart at forkynde evangeliet om indbakke nul i artikler på sit websted. New Yorker beskrev det som et 'revolutionerende e-mail-styringssystem'. Mann gav en Google Tech Talk på indbakke nul. Det fangede som en løbeild.
At opnå indbakke-nul blev så eftertragtet, at den meget populære app Mailbox designet hele sin produktstrategi omkring at ramme indbakke-nul. Da du ankom, modtog du en strålende besked 'Du er færdig' over et smukt billede. Billedet ville ændre sig hver gang og gamifying oplevelsen. (Dropbox erhvervede Mailbox og lukkede den ned i 2016.)
Men Mann siger, at vi gør det forkert. I et interview med Kablet UK , han forklarer, hvordan vi alle gik glip af punktet om indbakke nul - og hvad vi skulle gøre i stedet.
Stop med at behandle indbakke nul som et middel til et mål.
Hvad er der så nyttigt med at opnå nul i indbakken? Det kan være at kunne sige, at du gjorde det. Det føles godt. Men på grund af mængden af e-mails, vi modtager i disse dage, er det måske ikke længere et beundringsværdigt mål.
Da Mann først afslørede begrebet indbakke nul, havde han en indbakke. I dag har vi snesevis af flere, der kan betragtes som indbakker.
Arbejds-e-mail
Personlig e-mail
Twitter-DM'er
Facebook Messenger
Instagram DM'er
Slap
Tekstbeskeder
Fortalte Mann Kablet du skal dissekere, hvordan du bruger din tid på disse forskellige indbakker. Hvis din opmærksomhed er så spredt tynd, fordi du reagerer på beskeder fra alle disse steder hele tiden, er det ikke overraskende, at du føler dig stresset.
Har en vis nåde med dig selv. Accepter at du ikke kan gøre det hele. Glem at svare på hver enkelt besked. At lade nogle af de mindre vigtige ting dvæle, vil give dig ro.
Men det er ikke en undskyldning for blot at fravælge og stoppe med at svare på noget. Microsoft-forskere fandt ud af, at ignorering af e-mails var et tydeligt tegn på en dårlig manager. Du er stadig nødt til at holde dig på toppen af de prioriterede emner i din indbakke. Det er op til dig at beslutte, hvad disse prioriteter er.
Vær forsigtig med den rene skifer tilgang.
Nyt år, nyt årti. Hvorfor ikke gå til den nukleare mulighed og trykke på slet på alt? Tør skiferen ren og start frisk.
Det er en frygtelig idé, siger Mann. I stedet skal du identificere vigtige fokusområder. Måske kan du trykke på sletning på en bestemt type e-mail - såsom meddelelser eller salgsfremmende.
Men gem de vigtige ting. Begynd at formulere en strategi for at triage, hvad der er vigtigt, og hvad der ikke er. Der er forskellige metoder til at minimere tiden brugt på e-mail. Mann foreslår at dedikere tid tre gange om dagen for at indhente din indbakke. Nogle produktivitetseksperter anbefaler ikke at kontrollere e-mail først om morgenen, så du kan fokusere på dybe arbejdsopgaver i stedet.
Disse strategier fungerer muligvis ikke for alle mennesker, især dem, hvis job kræver hurtige svar på e-mails. Hvis du har en vis fleksibilitet omkring e-mail, er der et par tilgange:
Slet e-mail-appen fra din telefon, når du er på ferie. Gå ikke i panik. Det er nemt at downloade appen igen, når du er tilbage online.
Hvis du skal maile i weekenden eller i ulige timer for at indhente, skal du planlægge dem til at ankomme i arbejdstiden. Dette er især vigtigt, hvis du er i en lederrolle, så du leder med et godt eksempel og ikke opretholder en altid-på-kultur. Hvis du mailer hele weekenden, vil dine direkte rapporter også føle, at de har brug for det.
Sluk for meddelelser - e-mail og ellers - så du ikke konstant distraheres med presserende, men ikke nødvendigvis vigtige pings.
