Som ledertræner er en af de vigtigste ting, jeg arbejder med ledere på, deres produktivitet. Dette er et almindeligt problem i mange organisationer, især hos virksomheder med høj vækst. Den hurtige vækst i virksomheden og ændringstakten lader mange ledere kæmpe for at forblive organiseret og fokuseret, hvilket resulterer i manglende personlige resultater.
Nøglen til ethvert produktivitetssystem er at fokusere på værdi, ikke indsats. Ledere, der fokuserer på at kontrollere så mange ting fra deres to-do-lister, som de kan hver dag uden at tænke over, hvad de lægger på disse lister, får meget udført, men leverer ofte ikke signifikante resultater. Ledere, der overvejer, hvad de vigtigste handlinger med størst effekt er, vil skabe langsigtet værdi og være usædvanligt succesrige.
En af de bedste vaner, der vil hjælpe dig i denne stræben, er at udvikle en personlig ugentlig planlægningsproces. Ved at tage dig tid til at planlægge din uge kan du identificere den bedste brug af din tid og energi og organisere dig selv til succes. Her er hvordan jeg planlægger min uge søndag aften, så jeg kan ramme jorden løb mandag morgen med tillid.
1. Gør et sind feje.
Den første ting, jeg gør når som helst, når jeg tænker på det større billede og prøver at planlægge, er at jeg foretager et sindssvip for at rydde mine tanker. Denne proces gennemgår en liste over meddelelser i forskellige kategorier og leder efter ting, jeg prøver at huske, og de forpligtelser, jeg har givet (hvad forskere kalder kognitiv belastning ) og får dem ud på papir. Dette får distraktionerne ud af mit hoved, så jeg kan fokusere bedre på det arbejde, jeg har ved hånden.
2. Gennemgå den kommende uge.
Mit næste trin er at gennemgå den kommende uges tidsplan. Jeg anbefaler at bruge en forsvarlig kalenderstrategi, som forbedrer din produktivitet ved at organisere din tidsplan i store klumper af tid med opgaver grupperet efter betydning og haster. Dette gør det lettere at organisere og styre dit arbejde.
Hvis min plan ikke er velorganiseret, anmoder jeg om ændringer for at frigøre kontinuerlig tid i min kalender for at skabe fokuseret tid og for at optimere rejse og logistik. Dette er også tiden til at identificere forberedelsesarbejde eller anmeldelser, jeg har brug for til ugen.
3. Se frem til tre til fem uger ude.
Når jeg har haft denne uge under kontrol, ser jeg fremad tre til fem uger efter noget, der kræver, at jeg tager nogen form for handling i de næste syv dage. Jeg ser efter ting som rejsearrangementer, større projektarbejde og kreativ udvikling. Dette forhindrer overraskelser, der skaber brandøvelser for mig eller mit team.
4. Reflekter over den sidste uge.
Når jeg først har et godt greb om fremtiden, ser jeg tilbage på den sidste uge eller to og ser, om der er åbne ting eller handlinger fra tidligere begivenheder, som jeg måske har gået glip af. Jeg ser efter muligheder for at skrive hurtige taknoter og bekræfte eventuelle handlinger eller planer, der kommer ud af tidligere møder. Jeg tager også denne tid til at reflektere over, hvad der gik godt, og hvad der ikke gjorde, og hvordan jeg kan forbedre min tidsplan og planlægning fremover.
5. Tjek dine langsigtede mål.
Dernæst kontrollerer jeg mine kvartalsvise mål og nøgleresultater. Baseret på hvor jeg vil være i slutningen af kvartalet, tjekker jeg for at se, hvor jeg skal gøre fremskridt og indstille opgaver for den kommende uge. Jeg når også ud til folk, som jeg har brug for til at koordinere eller samarbejde med at planlægge tid eller oprette møder.
6. Sorter efter hastende virkning.
Når jeg først har skrevet mine opgaver og påmindelser, begynder jeg at sortere og organisere. Jeg laver notater om kompleksitet og størrelse og sorterer dem efter to hovedkriterier. Først er det haster, hvilket er hvor kritisk opgaven er over for denne uge. Dybest set, hvis jeg skubber det til næste uge, vil det medføre problemer for mig eller andre? Det andet kriterium er påvirkning, hvilket er hvor meget værdi denne opgave skaber for mig på kort og lang sigt.
Hvis jeg har gjort tingene korrekt, vil min tidsplan være velstruktureret, og jeg vil have en plan for, hvordan ugen vil udfolde sig. Jeg vil have flere tidsblokke for fokuseret arbejde, gruppere lignende opgaver, så jeg kan forblive i samme tankegang og minimere opgaveskift.
Selvfølgelig sker livet, og mandag morgen kunne der komme noget uventet op, og jeg bliver nødt til at omplanlægge alt. Og det er fint.
Værdien af planlægning er ikke, at en plan udfører perfekt. Når det ikke gør det, forstår du, hvad der er på din tallerken, hvad dine prioriteter er, og hvordan du vil omorganisere tingene for at holde planen.
