Brainstorming sammen som et team, mens du arbejder eksternt, har vist sig at være meget vanskeligt.
Der er noget ved at være sammen fysisk, der låser væsentligt mere kreativitet op - hvilket for mig er det centrale formål med en strategisession eller brainstorm. Og selvom mit firma og jeg har prøvet en håndfuld værktøjer som virtuelle whiteboards, kan jeg ikke lade være med at være opmærksom på, hvor meget jeg savner at have disse typer samtaler personligt.
Lige nu planlægger mit team og jeg det kommende år. Før pandemien, hvad vi ville have gjort, er at ledere mødes til en dags session, enten på stedet eller uden for stedet, for udelukkende at fokusere på det kommende år. Men da de fleste af os stadig arbejder eksternt, har vi været nødt til at komme med måder at føre denne slags dybdykdiskussioner på lang afstand.
Jeg ved, at mange andre virksomheder og ledere også har kæmpet med dette, så her er de to strategier, vi har fundet mest effektive, der kan være nyttige til dine egne 2021-planlægningssessioner.
1. I stedet for et all-in-møde, opdel dette i to timers ugentlige møder.
Hele fordelen ved brainstorming personligt er at være i stand til at springe ind og bygge videre på hinandens ideer.
Fjernt og med den stadig så lidt forsinkede tid mellem folks lyd og kameraer bliver dette næsten umuligt. Folk ender med at utilsigtet afbryde hinanden. Folk kan have en sværere tid med at tale op, eller en anden tror, at de er færdige og afskærer dem uden mening. Fjernkommunikation kan være fantastisk til lineære samtaler, men det er uproduktivt for store grupper, når alles kaster ideer på væggen på samme tid.
Så i stedet har vi som administrerende team brudt denne store planlægningssamtale i stykker.
Hver uge afholder vi et to-timers møde. Alle er involveret, men to timer er kun tid nok til at komme igennem en håndfuld talepunkter og ideer. Så har alle resten af ugen til at reflektere over, hvad vi talte om, lave lektier, tale med deres teams og derefter komme tilbage til bordet klar til at bygge videre på disse ideer den følgende uge - og så videre.
For eksempel har en lektieopgave været, at afdelingsledere skal gå tilbage, se på deres potentielle initiativer, rangordne dem i rækkefølge efter indsats versus effekt og derefter præsentere tilbage for gruppen. Dette tillod os at indramme samtalen i den følgende uge og have en mere fokuseret diskussion omkring et specifikt aspekt af virksomheden - i modsætning til at forsøge at komme igennem alt sammen på video.
Jeg anbefaler at prøve det. Det kan være meget beskatning for folk at sidde i et videokonferenceopkald i otte timers rækkefølge. Det er bare ikke det samme som at lave en off-site, heldagsoplevelse, hvor du kan tage frokostpauser sammen, tale mere afslappet og bare lade dagens energi tage over.
I stedet skal du være mere bevidst og bevidst med tiden og de samtaler, du ønsker at dyrke blandt teammedlemmer, når du arbejder eksternt sammen.
2. Brug materialer til at skabe yderligere kontekst inden et stort møde.
Store virtuelle møder er meget vanskelige at administrere.
Det, der ender med at ske, er, at alle bliver dæmpet, og du skal bruge en slags håndløftningsproces for at give folk ordet. Det fungerer, men det er bestemt sværere og mindre problemfrit end at køre et stort møde på kontoret.
For nogle virtuelle møder er antallet af personer, der deltager, uundgåelig. Mange mennesker skal være der, og så skal du finde en måde at få det til at fungere. En af de ting, vi for nylig gjorde, var at holde en stor retrospektiv session - noget, vi har til formål at gøre efter alle vores store projekter for at reflektere over forbedringsområder. Tidligere, hvis vi havde en retrospektiv, ville vi gå rundt i lokalet og få alle til at tale. Det ville være mere en åben dialog.
Hvad vi gjorde i stedet for, da vi havde brug for at afholde denne session virtuelt, var den person, der kørte sessionen, anmodet om feedback gennem en undersøgelse på forhånd. Hver person skulle indsende tre ting, der gik godt, tre ting, der ikke gik godt osv.
Fordelen, vi fandt ved oprettelsen af denne undersøgelse på forhånd, var for en, folk, der ikke var så verbale, endte med at dele rigtig god feedback. Så på en måde endte det med at bringe nye stemmer ud af gruppen, som ellers måske slet ikke havde delt meget. Og for det andet gav det vigtig kontekst til diskussionen, så vi ikke brugte for meget tid på at samle alle disse oplysninger på video. I stedet havde vi et udgangspunkt, og vi kunne tale sammen om alles konklusioner - hvilket gjorde samtalen mere specifik og på mange måder mere hjælpsom.
Jeg sælges ikke i fremtiden for at arbejde helt eksternt, men oplevelser som disse giver mig selvtillid, der er måder at få det til at fungere, når du har brug for det. Og når vi vender tilbage til kontoret, er jeg sikker på, at nogle af disse løsninger, vi har fundet, mens vi arbejder eksternt, bliver integrerede dele af den måde, vi fortsætter med at kommunikere som et team og en virksomhed.
