Hvorfor - og hvordan - at prioritere ugentlige en-til-en-møder

Alex Tolbert, en Iværksætterorganisation (EO) medlem i Nashville, er grundlægger og administrerende direktør for Bernard Health, en Inc. 5000 firma hvis flagskibsprodukt BerniePortal , er en alt-i-en HR-platform til små arbejdsgivere, der understøttes af tusindvis af professionelle fordele over hele landet. Vi spurgte Alex om bedste praksis inden for sporing af performance management. Her er hvad han delte:

Performance management er altid et varmt emne i HR-verdenen, og der er mange forskellige måder, som administratorer kan sikre, at holdene er på rette spor, og medarbejdermålene bliver nået.

Når det er sagt, er en ting helt sikkert: Den årlige præstationsanmeldelse er ikke optimal for dagens arbejdsstyrke. Fortsat feedback er kritisk og mere effektiv til at holde hold og organisationer på sporet.

I vores virksomhed er ugentlige en-til-en-møder mellem ledere og teammedlemmer en integreret del af vores strategi for strategi og performance management. Vi betragter '1-1' som den primære mekanisme, som organisationer kan bruge til at sikre feedback og forbedring af høj kvalitet.

Hvis din organisation i øjeblikket ikke har en ramme for fortsat, ensartet performance management, er det nu tid til at implementere en 1-1-tilgang.

Hvad er en 1-1?

En en-til-en eller 1-1 er et ugentligt planlagt møde, som hver leder afholder med hver af deres direkte rapporter. I modsætning til regelmæssigt planlagte holdklynger eller projektspecifikke møder er 1-1 beregnet til at give en regelmæssig afsætningsmulighed og mulighed for tovejskommunikation om hele medarbejderens opgaver, ansvar eller bekymringer.

Hvad er fordelene ved en 1-1?

Der er to vigtige fordele ved at opbygge en 1-1-strategi i din virksomhedskultur.

Den første er coaching. De fleste teamledere vil have medarbejdere til at udvide deres færdigheder og karriere, hvilket i sidste ende giver ledere mulighed for at delegere mere og anerkende et højere produktivitetsniveau. Desuden er medarbejderne generelt gladere, når deres vækst prioriteres, hvilket fører til forbedret fastholdelse.

Men uden en dedikeret strategi, der sikrer regelmæssig coaching, er det let for disse opgaver at blive skubbet til backburneren, da både ledere og direkte rapporter fokuserer på det daglige ansvar.

Den anden fordel ved regelmæssige 1-1 møder er ud fra et overholdelsessynspunkt. Når ledere identificerer en medarbejder til jobafslutning, beder HR typisk om en registrering af dialog omkring årsagen til opsigelsen for at kunne beskytte virksomheden fra et juridisk perspektiv .

Ofte er ledere ikke opmærksomme på, at sådan dokumentation er nødvendig, men uden noget skriftligt og ingen feedbackhistorik kan det være udfordrende at opsige medarbejdere, især dem i beskyttede klasser.

Den ugentlige 1-1 med skriftlige dagsordener og resuméer garanterer regelmæssig dokumentation af disse samtaler, hvilket er godt for organisationens sundhed.

Sådan gennemføres en nyttig 1-1

Apropos dagsordener og resuméer er dokumentation en vigtig del af en effektiv 1-1. Regelmæssige møder mellem ledere og direkte rapporter forbedrer coaching, men gør ikke meget i vejen for overholdelse, medmindre der er en skriftlig registrering. Desuden fører registrering af mødeemner skriftligt til mere produktive møder såvel som en større sandsynlighed for gensidig forståelse.

I vores firma beder vi teammedlemmer om at sende deres leder en dagsorden med emner, som de vil diskutere mindst en dag før deres ugentlige 1-1. Ledere svarer med eventuelle yderligere dagsordenspunkter. Dette gør møder mere produktive, og det giver også begge parter tid til at forberede sig. Vi opfordrer til, at hvis et dagsordensemne er følsomt, bør det beskrives så fuldt muligt som muligt at give den anden part tid til at tænke over det, før han diskuterer.

Efter mødet sender teammedlemmer et resumé af handlingspunkter og vigtige diskussionspunkter. Igen svarer ledere med andre ting, de gerne vil have dokumenteret.

Hold ansvarlige ansvarlige

Når du først har implementeret en præstationsstyringsstrategi, kan HR eller forretningslederen i første omgang være nødt til at være proaktiv med at holde ledere ansvarlige for disse møder.

En metode er at forklare værdien af ​​disse møder for ledere og få dem investeret i resultaterne. Sådan beskriver vores organisationssucces-team 1-1'ere: 'Vores virksomhed investerer betydelig tid i mentorskab, feedback og medarbejderudvikling i 1-1'erne. I betragtning af investeringen er det vigtigt, at vi gør det godt. Vi har nogle af vores mest meningsfulde og produktive samtaler i 1-1 møder. Når det er gjort godt, gør 1-1'ere os til en stærkere organisation. Det er vigtigt for virksomhedens fortsatte succes, at disse normer internaliseres og bliver en del af vores kulturelle DNA. '

For et andet perspektiv, tjek ud Et godt sted at arbejde ved Ben Horowitz . I dette essay er risikokapitalisten og forfatteren af Det hårde ved hårde ting skriver om sine erfaringer med en leder, der ikke havde afholdt et 1-1-møde på seks måneder, og hvorfor disse møder er integreret i at opbygge en stærk virksomhed og skabe et godt sted at arbejde for medarbejderne.

1-1 virker måske ikke som et make-or-break-værktøj til din organisation i starten, men efter vores erfaring er det en kernekomponent i at skabe en succesrig organisation. Det giver en følelse af ansvarlighed for teammedlemmer på alle niveauer og sikrer, at både medarbejder- og organisationssucces prioriteres.