Jeg har for nylig bemærket, at Millennial-generationens tendens til undgåelse af telefon hurtigt spreder sig til mennesker i alle aldre. Det startede med smartphones. Tekst udskiftes efterlader voicemails, og hele samtaler finder nu sted med vores tommelfingre. At ringe til nogen er nu blevet lavt på listen over kommunikationsprioriteter og endda ofte nedværdiget.
Bestemt skriftlig kommunikation har sine fordele.
- Du kan få din besked, om den anden person er tilgængelig.
- Du kan reagere uden bekymring for tidszoner eller søvnmønstre.
- Du behøver ikke at spilde tid med uønsket chatty sladder.
Men telefonen har fordele, som tekst og e-mail aldrig vil overvinde. Det er stadig et vigtigt redskab til forretningsetikette og bør betragtes ligeligt i nutidens kommunikationsmiljø. Her er 10 scenarier, hvor et telefonopkald gør jobbet bedst.
1. Når du har brug for øjeblikkelig reaktion
Problemet med tekst eller e-mail er, at du aldrig ved, hvornår nogen vender tilbage til dig. Du kan godt lide at tro, at den anden person sidder der og venter på din besked, men det er ikke altid sandt. I disse dage, når nogen ser dit navn på den ringetone, ved de, at du gør en ekstra indsats for at tale med dem. Selvfølgelig, hvis de virkelig har travlt, i et møde, sover eller gemmer sig fra dig, vil opkalds-ID'en tip dem, og du går til telefonsvarer, som de sjældent kontrollerer alligevel. Nu kan du i det mindste udtrykke dig med inderlige følelser .
to. Når du har kompleksitet med flere personer
Min kone Van koordinerede for nylig et oversøisk engagement for mig, og der var seks forskellige mennesker i flere tidszoner involveret i logistikken. Efter fem kryptiske e-mail-samtaler, der skabte mere forvirring, skreg hun bogstaveligt talt på computeren. Endelig foreslog jeg et konferenceopkald. På 30 minutter blev alle spørgsmål besvaret, alle var på linje, og Van gik fra frustreret til lettet. Hun er nu en nyrekrutteret telefonadvokat.
3. Når du ikke vil have en skriftlig post på grund af følsomhed
Du ved aldrig, hvem der vil se en e-mail eller en tekst. Det er sandt, at telefonopkald kan optages ... men ikke lovligt i de fleste stater uden forudgående underretning eller en dommers ordre. Medmindre du er helt fortrolig med, at din besked kommer i nogens hænder, bedst at bruge telefonen til samtaler, der kræver diskretion.
Fire. Når den følelsesmæssige tone er tvetydig, men burde ikke være
Nogle gange er et smiley ikke nok til at formidle ægte følelser. Humørikoner hjælper med at indramme følelsesmæssig sammenhæng, men når folks følelser står på spil, er det bedst at lade dem høre nøjagtigt, hvor du kommer fra. Ellers vil de naturligvis antage det værste .
5. Når der er konsekvent forvirring
De fleste mennesker kan ikke lide at skrive lange e-mails, og de fleste kan ikke lide at læse dem. Så når der er mange detaljer, der skaber forvirring, fungerer telefonopkald effektivt for at skabe klarhed. Først og fremmest kan du tale omkring 150 ord i minuttet, og de fleste mennesker skriver ikke så hurtigt. For det andet kan spørgsmål besvares i sammenhæng, så du ikke ender med et uendeligt spor af frem og tilbage spørgsmål og svar.
6. Når der er dårlige nyheder
Dette bør være indlysende, men desværre vil mange mennesker tage en fej tilgang til at dele vanskelige nyheder. Vær ikke en af de følsomme mennesker. Gør det om den anden person og ikke dig. Humaniser situationen med empati, de kan høre.
7. Når der er meget vigtige nyheder
Godt eller dårligt, hvis der er betydning for information, skal modtageren forstå vigtigheden ud over et dobbelt udråbstegn. Mest sandsynligt vil de have øjeblikkelige spørgsmål, og du skal være klar til at give sammenhæng for at forhindre uønskede konklusioner .
8. Når planlægning er vanskelig
Efter at have gået flere gange frem og tilbage med en kollegas assistent, der prøvede at finde en tilgængelig dato og et tidspunkt, ringede jeg endelig til hende. Nu behøvede jeg ikke at bekymre mig om, at tidsrummet ville blive udfyldt, da hun læste min e-mail. Vi talte lige med kalendere i hånden og gennemførte på fem minutter, hvad der havde forstyrret os i løbet af tre dage. Senere samme dag så jeg en af mine foodie-venner tilbringe 20 frustrerede minutter ved hjælp af Open Table og endelig foreslog, at han simpelthen skulle ringe til restauranten. På tre minutter havde han en reservation og et let flov smil.
9. Når der er et strejf af vrede, lovovertrædelse eller konflikt i børsen
Skriftlige beskeder kan ofte tages forkert. Hvis du ser en besked, der antyder enhver form for problem, skal du ikke lade den gnage - eller værre prøve at reparere den - med mere følelsesladet kommunikation. Løft telefonen og løs problemet, før det går ud af kontrol.
10. Når et personligt præg vil være til gavn
Når du vil oprette forbindelse følelsesmæssigt med nogen, og ansigt til ansigt ikke er mulig, skal du bruge telefonen. Lad dem høre plejen i din stemme og påskønnelsen i dit hjerte.
Kan du lide dette indlæg? Hvis ja, tilmeld dig her og gå aldrig glip af Kevins tanker og humor.
