Du er frustreret, fordi du ikke fik gjort nok.
Du er ikke alene. Manglen på tid (og mangel på tidsstyring) er en epidemi og en virus, der spiser din produktivitet.
Sikker på, der er tusindvis af måder at styre tid på. Smarttelefoner, planlæggere, whiteboards - der er mange værktøjer. Men medmindre du overvejer og forfiner den ene variabel, der er den samme i hvert tidsstyringsscenarie, vil ingen mængde værktøjer, taktik eller gadgets hjælpe dig.
Den variabel er dit sind. Hvordan du tænker på tiden, og hvordan du organiserer det i dit sind, er nøglen.
Du ved allerede, at det kan være spændende at hoppe fra en ting til den næste, projekt til projekt, slukke brande, men det er ikke bæredygtigt eller produktivt i det lange løb. Her er nogle måder at tænke på tid og få mere gjort.
1. Brug to minutter på at forestille dig din produktive dag.
Inden du går ud af sengen, eller mens du starter din morgenrutine, skal du lave en aftale med dit sind. Brug to minutter på at forestille dig din fredelige, produktive dag. Forestil dig, at du reagerer på nødsituationer med lethed og nåde, arbejder flittigt og fokuseret på dine projekter og håndterer alle dine e-mails og indgående beskeder. Forestil dig dig selv med et rent skrivebord, resultatorienterede aftaler og en glad disposition.
2. Opret et tema og et personligt løfte.
Måske arbejder du på mange projekter, og de har alle brug for din opmærksomhed. Du kan oprette et tema til din dag, der minder dig om, hvordan du vil nærme dig disse opgaver, ikke hvordan du gør dem. Tag en nøgle ud (jeg kan godt lide de lyserøde) og skriv dette:
'I dag er mit tema __________', og udfyld det blanke med, hvordan du vil nærme dig i dag. Måske er dit tema 'positivitet' eller 'fred' eller 'nåde' eller 'hurtig' eller 'fokuseret'. Hold det et sted, hvor du kan henvise til det hele dagen for at minde dig om dit personlige løfte om, hvordan du vil være i dag.
Du kan også lave et tema i en uge, en måned, et år og endda i en time! Temaer er løsere end mål, men giver dig mulighed for at holde styr på projekterne og forblive rolige og afbalancerede hele vejen igennem.
3. Lav aftaler med dig selv.
For at respektere dig selv og din tid skal du lave aftaler med dig selv i din kalender. Og hold dem. Nogle gange vil din aftale med dig selv simpelthen være en time at tackle nogle opgaver. Det er okay, så længe du respekterer dig selv så meget som du respekterer nogen anden med en aftale. Vær ikke fristet til at annullere dig selv på grund af andres nødsituation.
Så hvad laver du, når nogen ringer for at lave en aftale i din planlagte tid med dig selv? Fortæl dem, at du har travlt og tilbyder en anden gang. Hvis du er bekymret for, at du mister en kunde eller mulighed, så tænk på det på denne måde. Når du laver en aftale med tandlægen, fortæller du dem, hvornår du vil være der, og forventer, at de jonglerer, eller passer du din aftale ind i deres tidsplan og tilgængelighed?
Tandlægen fortæller dig nøjagtigt, hvilke tidspunkter du kan vælge at sidde i hans eller hendes stol - det er ikke omvendt. Det skal være på samme måde for dig.
4. Planlæg din uge efter opgaver.
Først skal du bestemme, hvilke typer opgaver du udfører regelmæssigt. Disse kan omfatte administrativ, e-mail, skrivning af forslag, aftaler og så videre. Planlæg regelmæssige blokke af tid til at udføre denne type opgaver. Tag klientaftaler om morgenen og ring tilbage om eftermiddagen. Sæt disse tidsblokke på din kalender, og hold dig til dem for maksimal produktivitet.
5. Eller planlæg din uge efter tidstyper.
Der er fire typer tid: Fokus, fleksibel, familie og fritid. (Ja, der er fritid, men du skal oprette det - det sker ikke bare).
Fokus og fleksibel tid er de mest anvendte på arbejdspladsen. Planlæg fokus eller uafbrudt tid pr. Time. Sluk derefter alt, hvad der er en distraktion, og kom på arbejde. Familietid er indlysende. Giv familien tid til at opretholde balance og lykke i dit liv. Fritid betyder fri for hvad du har at gøre og gøre hvad du vil have at gøre.
Uddann dine kollegaer og alle, der måske forstyrrer dig i løbet af din fokustid om dine planer. Det kan være en god idé at have et specielt 'ikke forstyrr'-signal eller dørbøjle, et synligt tegn på, at du har uafbrudt tid og vil være tilgængelig senere.
6. Træn din hjerne til at komme i arbejde i fokustiden.
Udvikle et ritual, der træner din hjerne til at gå i fokus tid. Musik fungerer godt. Brug et headset, og vælg musik, der ikke har ord, kun beroligende toner. Start musikken lige inden du vil fokusere. Gør det hver gang og snart vil du forankre dig selv til at fokusere hver gang musikken spiller.
Gør disse få ting, eller start bare med en, og din produktivitet vil stige.
