Hvis din computer er det rodet med uorganiserede filer og unødvendige apps, er det svært at få gjort noget arbejde. Ikke kun vil du finde det sværere at finde det indhold, du har brug for, når du har brug for det, men du vil også føle yderligere stress og måske også blive distraheret lettere.
Alligevel finder de fleste mennesker det udfordrende at organisere deres computer på en meningsfuld, intuitiv måde.
Du kan starte med at anerkende de vigtigste udfordringer, der kommer i vejen for et organiseret skrivebord:
- Valg af standard. Hvis du ikke har en idé om, hvordan du organiserer dine filer, kommer du aldrig i gang. Analyselammelsen ved at beslutte en organisatorisk metode kan dræbe nogle bestræbelser, før de overhovedet begynder.
- Rydder rodet. Rod har en stærk effekt på dit stress og følelsesmæssige velbefindende, men det er svært at slette filer, hvis du mener, at der er en chance for, at du vil bruge dem igen i fremtiden. Det er meget let for en computer at blive rodet med unødvendige genstande.
- At finde tiden. Det er næsten umuligt at automatisere processen med at organisere dit skrivebord, hvilket betyder at du bliver nødt til at give dig tid til at gøre det manuelt - tid, som mange arbejdere føler, at de ikke har.
- Forbliver ensartet. Når du først har besluttet dig for en organisatorisk standard, skal du konsekvent anvende denne standard i fremtiden. Det er her, de fleste mennesker fejler.
Lad os nu fokusere på strategier, du kan bruge til at få - og forblive - organiseret:
1. Konsolider dine vigtigste apps.
Først skal du tage en oversigt over de apps, der er vigtigst for din position. Du har muligvis tre eller fire, som du bruger dagligt, eller en abonnementspakke med softwareprogrammer, der giver dig det meste af den funktionalitet, du har brug for. For eksempel kan du muligvis flet funktioner fra flere apps med en enkelt, omfattende løsning, eller brug en enkelt appsuite til at erstatte den hodgepodge-samling, du har akkumuleret over tid.
2. Slet eller gem det, du ikke bruger mindst en gang om ugen.
Start derefter decluttering hvad du kan . Hvis du ikke kan huske sidst, du brugte en app, skal du afinstallere den. Hvis du ikke kan forestille dig et scenario, som du har brug for en bestemt fil til, skal du slette den. Hvis det ser ud til at det kan være unødvendigt, men du kæmper med beslutningen, skal du oprette en mappe, hvor du kan gemme disse sjældent tilgængelige filer og apps - og derefter gemme den mappe af vejen.
3. Beslut en filnavngivningskonvention.
Næste, beslutte en navngivningskonvention til dine filer, som du kan bruge konsekvent. For eksempel kan du kode hver fil med datoen, så de er anført i kronologisk rækkefølge og derefter inkludere klientens navn, som hver fil vedrører, så du hurtigt kan søge efter klient. Begynd at omdøbe alle filer, der ikke allerede overholder denne konvention, og lav notater, så du kan bruge den konsekvent i fremtiden.
4. Opret et system med mapper og undermapper.
Prøv at opbevare alle filer på din computer eller i din cloud-opbevaringskonto i et strengt organiseret system med mapper og undermapper. Du skal have en håndfuld 'hovedmapper' (som dokumenter, illustrationer eller skabeloner) og flere undermapper inden for disse hovedmapper baseret på klienter eller de specifikke filtyper, der er indeholdt i. Der kan være nogle filer, der hører til i flere kategorier; for disse skal du foretage et individuelt dommeropkald. Husk, du kan altid køre en søgning, hvis der er noget, du ikke kan finde.
5. Tilpas din baggrund.
Hvis du vil have dit skrivebord til at være endnu mere intuitivt organiseret, skal du overveje oprette en brugerdefineret baggrund , opdelt i klare sektioner. For eksempel kan du udpege venstre side af din skærm til dine 'mest anvendte apps' og midten til 'ofte tilgængelige filer'.
6. Brug den ekstra tid på at sortere nyt indhold.
Det er fristende at dumpe nye filer på dit skrivebord tilfældigt, når du har travlt, men hvis du vil være organiseret, skal du forpligte dig til at give dig tid til at holde alle nye filer og apps i den rigtige rækkefølge (og med de rigtige navngivningskonventioner). Det tager højst et par minutter, så det bør ikke være meget af en forpligtelse.
7. Planlæg en tilbagevendende rengøringssession.
Så længe din kalender ikke allerede er fyldt med påmindelser og opgaver, skal du planlægge en tilbagevendende session for at rense dit skrivebord for at holde det overfyldt. Planlægning af noget en gang om ugen eller endda en gang om måneden kan forhindre, at dit skrivebord bliver rodet igen.
Når dit skrivebord er tilstrækkeligt organiseret, vil du finde det meget nemmere at finde det, du leder efter, du vil føle dig genoplivet, og du kan endda finde dig selv i et bedre humør hele arbejdsdagen. Det kan tage en investering af tid at blive organiseret, men slutresultaterne er det værd.
