Et forretningsforslag er et skriftligt dokument sendt til en potentiel kunde for at opnå et specifikt job. Forslag kan være anmodet om eller uopfordret. En klient kan bare anmode om et forslag til et projekt i løbet af et salgsopkald ved at sige: 'Du ved, det lyder interessant. Hvorfor sender du mig ikke et forslag om det. ' I andre tilfælde kan forslaget være en formel anmodning, normalt kaldet en RFP (anmodning om forslag). RFP'er er næsten altid også dokumenter. De specificerer det produkt eller den tjeneste, der skal leveres, de kvalificerede kvalifikationer og fristen for indsendelse. Opfordrede forslag betyder naturligvis, at kunden allerede har besluttet at foretage et køb. Kun valget af en leverandør er tilbage. Et uopfordret forslag er derimod ofte en salgspræsentation klædt i en anden kappe - men forslaget er specifikt rettet mod en veldefineret og begrænset aktivitet. Et eksempel på et uopfordret forslag er indsendelse af omridset af en bog til en udgiver, der argumenterer for emnets popularitet, nyheden i fremgangsmåden og forfatterens fortjeneste.
Forretningsforslag skal skelnes fra skøn . I mange områder, hvor små virksomheder er aktive, tjener estimater det samme formål som et forslag. Det er dokumentet, der klarer salg af en tagdækning eller et belægningsjob eller en månedlig rengøring af huset. Men hvor der anvendes skøn, fastlægges også sælgerens kvalifikationer og hans eller hendes metode til at udføre jobbet, men på anden måde - typisk ved et interview eller salgsopkald. Undertiden antages det, at sælgeren passer til jobbet, fordi virksomheden allerede har et godt omdømme. Forslag involverer derimod normalt komplekse eller usædvanlige engangstjenester som landskabspleje af en park, opmåling af et marked eller opførelse af et raffinaderi. I disse tilfælde kræver tilgangen til jobbet, designet, implementeringen, tidsplanen og endda æstetikken mere end blot et dollarestimat.
Mange servicevirksomheder fungerer udelukkende på grundlag af et forslag. I andre tilfælde kræves der undertiden et forslag, nogle gange ikke. I meget tekniske felter kan forslaget udfyldes med tørre lister over tekniske specifikationer og / eller procesdetaljer. Men det er vigtigt at huske, at forslag altid først og fremmest er salgsdokumenter .
ELEMENTER I FORRETNINGSFORSLAGET
I de fleste brancher har forslag et veldefineret format, der er specifikt for feltet. Eksempler kan være levering af elektriske ledninger til et stort højhus eller hældningsgrundlag for en forstadsudvikling. I sådanne tilfælde skal den bydende først indhente gamle forslag og følge den struktur, der typisk anvendes af hans handel på dette marked. I erhverv som arkitektur og landskabspleje er en visuel præsentation, undertiden endda en model, central for salget. Det samme gælder for et reklameforslag. På disse tre områder - der er også andre - er den faktiske præsentation normalt et møde. Ethvert dokument er supplerende og har en tendens til at opsummere præsentationen med yderligere såkaldt 'kedelplade', dvs. administrative detaljer.
Det, der følger her, er en diskussion af mere generelle forslag, som regel forbundet med undersøgelser, undersøgelser eller serviceaktiviteter (f.eks. Beskyttelsestjenester til et lagerkompleks). I sådanne forslag gælder følgende generelle struktur.
Alle forslag har mindst to forskellige stykker: et følgebrev og selve forslagsdokumentet. Derudover kan en eller flere bilag nogle gange være forsynet med diagrammer, grafer, fotografier, kort osv. Korte forslag, også undertiden kendt som 'brevforslag', kombinerer de to første stykker i en enkelt indsendelse, normalt på maksimalt seks til otte sider.
Det Job ansøning fungerer som et transmitterende dokument. Mange tilbudsgivere bruger også følgebrevet til at give essensen af forslaget i meget forkortet form, fremhæve budgiverens kvalifikationer, navngive prisen og bede om ordren.
Det forslag dokument har normalt følgende struktur:
- Titel side. Denne del inkluderer typisk dit navn og navnet på din virksomhed, navnet på den person eller det firma, som forslaget sendes til, og datoen for indsendelse.
- Indholdsfortegnelse. Selvom det normalt ikke er nødvendigt for kortere forslag, bruges disse undertiden til komplekse formelle forslag. I tilfælde, hvor forskellige klientafdelinger gennemgår dele af dokumentet hver for sig, er indholdsfortegnelsen et nyttigt middel til hurtigt at guide læseren til emner som Elektrisk, Strukturel, Opvarmning og køling (i et byggeprojekt) ¦ eller Mad Services, musik, underholdning, transporttjenester (i et projekt til at organisere en festival).
- Resumé. Et resumé kan medtages her eller kan formidles i følgebrevet.
- Erklæring om problemet / problemet / jobbet. Dette afsnit gentager på en omformuleret måde kundens mål og mål som fortolket af budgiveren. Inkludering af denne tilpasning af emnet er værdifuldt for at vise klienten, at byderen forstår problemet korrekt.
- Nærme sig. I dette afsnit opsummerer budgiveren sin foreslåede tilgang til løsning af klientens problem eller udførelse af den nødvendige opgave. Den foreslåede tilgang er ofte nøglen til at vinde jobbet - hvis prisen er rigtig - fordi den viser unikke midler, tankemåder eller teknikker, hvorfor de løser problemet og hvorfor de er bedre end alternativer. Afsnittet behøver ikke at være detaljeret. Detaljer overlades til metoden. Men det præsenterer de strategiske elementer i forslaget og argumenterer for deres fordel.
- Metodologi. Dette afsnit udvikler detaljeret, hvordan fremgangsmåden udføres. Detaljeringsniveauet skal være lige tilstrækkeligt til at overføre klienten overbevisende om, hvad der vil ske uden at blive viklet ind i detaljer.
- Byderens kvalifikationer. Afsnittet præsenterer dokumentation for, hvorfor denne budgiver skal vælges på baggrund af kvalifikationer, tidligere historie og vellykket gennemførelse af lignende job tidligere.
- Tidsplan og benchmarks. Hovedelementerne i jobbet vises her mod en tidslinje. Om nødvendigt identificeres specifikke benchmarks for at indikere en vellykket gennemførelse af mellemliggende mål.
- Omkostningsforslag, betalingsplaner og juridiske forhold. Budgiveren afslutter med at præsentere prisen så detaljeret som krævet i RFP. Det er altid klogt at præcisere, når budgiveren forventer at få delbetalinger, når arbejdet fortsætter. Hvis juridiske forhold er involveret, kan de placeres her. Hvis de er lange, fortjener de måske et eget afsnit.
FREMTAGENDE FORSLAG
Vellykkede forslag er frem for alt, hvad klienter beskriver som 'lydhør', hvilket betyder, at den bydende har lavet sit hjemmearbejde, er grundigt bekendt med klientens behov og ambitioner og har nøje reageret på alle aspekter af en RFP. Responsivitet er i sidste ende meget vigtigere, alt andet lige, end den visuelle appel af præsentationen eller endda flytningen af dens skrivning. Et smukt og velskrevet forslag, der går glip af eller ignorerer nøgleelementer i klientens projekt, mister et kedeligt forslag, der ellers er lydhør. Skrivning i Los Angeles Business Journal , Bemærkede Sharon Berman, at 'At lave dine lektier og gøre de nødvendige forberedelser kan gøre hele forskellen. Dette er især vigtigt i lyset af den enorme tid og kræfter, der kræves for at udarbejde et professionelt forslag. ' Møde med vigtige beslutningstagere i forvejen og stille sonderende spørgsmål for at bestemme nøjagtigt, hvad de leder efter, er mindst mulig forberedelse. Det er overflødigt at sige, at en konkurrencedygtig pris altid er den sidste afgørende faktor mellem lige deltagere.
BIBLIOGRAFI
Berman, Sharon. 'Sådan udarbejder du forretningsforslag, der påvirker klienter.' Los Angeles Business Journal . 3. januar 2000.
Gilliam, Stacy. 'Tænd dit forslag.' Black Enterprise . Juni 2005.
Sant, Tom. Forslag til overbevisende forretning . AMACOM, 1. december 2003.
