Konstant forbindelse er både en velsignelse og en forbandelse for produktivitet.
På den ene side er evnen til at udføre opgaver og besvare arbejdsrelaterede e-mails på farten, hvor og når som helst, utrolig stærk. Din 30-minutters togtur til kontoret behøver ikke længere være 30 minutter at stirre ud af vinduet, og i stedet kan du komme videre i dagens arbejde, før du selv har sat foden på kontoret.
På den anden side kan den konstante ping af e-mails, der ankommer til din bærbare computer, tablet, mobiltelefon og endda dit armbåndsur, være en distraktion, når du prøver at komme dig gennem specifikke opgaver.
Hvis, som en nylig britisk undersøgelse antyder, at de fleste aspirerende virksomhedsstiftere oprindeligt er drevet af fleksibilitet, så der er ingen undervægt i værdien af at få mere gjort i hvert minut, du arbejder.
En lille ændring for forbedret produktivitet.
Det Tomatteknik er ikke noget nyt, der først blev udviklet af Francesco Cirillo i slutningen af 1980'erne. Det er en tidsstyringsmetode, der fungerer på det princip, at du fokuserer på en opgave i 25 minutter og derefter tager en pause i fem minutter. Du gentager dette efter behov. Tilgangen til denne teknik er:
- bestemme, hvilken opgave du skal udføre (skriv den ned, hvis det er nødvendigt).
- indstilling af en timer i 25 minutter (dette kan varieres, hvis du finder det bedre at fokusere i kortere eller længere stints).
- arbejder udelukkende på den opgave, du har planlagt at gennemføre i løbet af den tid. Hvis der kommer noget ind i dit sind om en anden opgave, skal du notere det og ignorere det indtil efter den indstillede tid. E-mails skal slukkes, og din telefon skal tavs.
I slutningen af hver 25-minutters periode skal du tage en pause på fem minutter. Efter fire stints anbefales en længere pause.
Hvad gør det effektivt?
Undersøgelser viser, at forsøg på at multitaske bremser fremskridt på alle de opgaver, vi prøver at udføre.
Pomodoro-teknikken tvinger dig til at fokusere på en enkelt opgave og udrydde de negative virkninger af forsøg på multitasking. Dette fokus har en øjeblikkelig positiv indvirkning på din produktivitet.
Men der er også en anden fordel. Ved at fokusere i korte træk med en pause, udfører du arbejdets ækvivalent med en sprint snarere end en langrendsløb. Og når du sprinter, sigter du mod hastighed. Den korte tidsperiode med korte opdateringer imellem ser ud til at forbedre din arbejdshastighed.
Brug sager.
Personligt bruger jeg denne teknik til tre vigtige ting:
- skrivning af marketingrapporter (opgaver, der skal være relativt hurtige, men som med distraktioner kan trækkes langt længere end nødvendigt);
- skrivning af markedsføringsstrategidokumentation;
- tekstforfatter.
Den tredje brugssag på denne liste er, hvor jeg har set den største stigning i output i løbet af disse halvtidsperioder.
I de syv måneder, hvor jeg har udført tekstforfatteropgaver i Pomodoro-stints, har jeg været i stand til at reducere den tid, det tager mig at fremstille en typisk side med webkopi i halvdelen. Jeg skriver meget, så det har været enormt. Hvor jeg tidligere afsatte 16 timer i min uge til at skrive, afsætter jeg nu otte og leverer faktisk mere indhold, end jeg var før.
Mere end det dobbelte af din produktion.
Jeg er ikke den eneste, der får resultater. Det her casestudie antyder, at teknikken kan reducere 40 timers arbejde til kun 16,7 timer.
Men den eneste måde at vide, hvordan det kan påvirke din produktivitet, er at prøve det. Hvis du vil gøre det, vil jeg anbefale dig:
- Brug ikke din telefontimer. Det giver dig en undskyldning for at tjekke din telefon, fordi du har den i hånden. Brug et stopur eller en timer, der er adskilt fra din telefon;
- slå skrivebordsmeddelelser fra på den computer, du arbejder på, og luk din e-mail;
- Sørg for at du arbejder i et rum, hvor du kan lukke døren og ikke blive forstyrret.
Så læg din telefon ned, tag din timer, og gør de næste 30 minutter til de mest produktive i din arbejdsuge.
